Vereniging van eigenaars
Copyright © Alle rechten voorbehouden. Ontwikkeld door R. Terpstra.
STARTPAGINA.
OMGEVING.
FOTO.
ONDERHOUD.
NOTULEN.
MEERJARENPLAN.
DOKUMENTEN.
TEKENINGEN.
CONTACT.
NIEUWS.
LINKS.

Het bestuur van een VvE

Benoemen van een bestuur.

Het benoemen van een bestuur binnen een VvE is, ingevolge art. 131, boek 5 BW, wettelijk verplicht.
Dit kan een professionele bestuurder zijn, maar de Vergadering van eigenaren kan ook besluiten tot zelfbestuur.
Het bestuur vertegenwoordigt de VvE naar buiten toe in alle rechtshandelingen.
De functies binnen een bestuur (administrateur) zijn interne afspraken die naar buiten toe geen enkele zelfstandigheid impliceert. Het bestuur vormt een orgaan binnen een VvE. De bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun handelen.

Bestuur van een VvE heeft slechts een uitvoerende taak.
Omdat alle eigenaren, naar rato van hun eigendomsaandeel, aansprakelijk zijn voor de schulden van de VvE, past het niet dat een bestuur een te grote macht krijgt. Daarom beperkt de wet de taak van het bestuur tot voornamelijk:
het uitvoeren van besluiten die de Vergadering neemt. In principe neemt het bestuur dus niet zelfstandig besluiten.
Het bestuur neemt, als het goed is, alleen besluiten als zij daartoe bevoegd zijn. Zijn zij niet bevoegd, dan is de VvE niet aansprakelijk.

Juridisch verschil tussen VvE en een (sport)vereniging.
Tussen het besturen van een (sport)vereniging en een VvE zitten grote verschillen.
Zoals hierboven reeds is uitgelegd hebben bestuurders van een VvE, in tegenstelling tot bestuurders van gewone verenigingen, slechts een uitvoerende taak.
Op een (sport)vereniging is het gestelde in boek 2 BW van kracht.
Op een VvE is boek 5 BW van toepassing en slechts enkele artikelen uit boek 2 BW.
Ingevolge art. 124, boek 5 BW is een vereniging van eigenaars een rechtspersoon. Dit alles leidt er toe dat een bestuur van een VvE niet 'zo maar' haar functie kan neerleggen of 'opstappen'.
Een bestuur van een VvE wordt door de Vergadering van Eigenaren
voor onbepaalde tijd benoemd.
Uitsluitend de Vergadering van Eigenaren kan een bestuur schorsen of ontslaan.
Uit zichzelf "opstappen" of domweg de bestuursfuncties gewoon maar neerleggen (al dan niet uit onvrede) door het voltallige bestuur, is juridisch niet juist. Zolang aan een bestuur door de Vergadering geen decharge is verleend en niet is ontslagen blijft dat bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.
Er is een wetsartikel (art. 2:8 lid 1 BW), dat ook op Verenigingen van Eigenaars van toepassing is, waarin is bepaald dat een rechtspersoon en degenen die krachtens de wet en de statuten bij zijn organisatie zijn betrokken, zich als zodanig jegens elkander moeten gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.

Uit een uitspraak van de kantonrechter te Arnhem zou kunnen blijken dat één bestuurslid, zonder ontslagbesluit van de Vergadering, zijn functie zou kunnen neerleggen. Echter vooropgesteld wordt dat als uitgangspunt dient te gelden dat een bestuurslid van een vereniging behalve door een ontslagbesluit van de vergadering ook te allen tijde zelf ontslag kan nemen als bestuurslid (vgl. Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II, de Rechtspersoon, nr. 341). Dit ontslag is vormvrij en kan zelfs mondeling geschieden (vgl. Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II. nr. 42). Wel moet de mededeling van dit ontslag - naar analogie van het bepaalde in art. 3:37, lid 3 BW - de rechtspersoon, in dit geval de vereniging, hebben bereikt. Daarbij is voldoende dat de mededeling is gericht tot de mede bestuursleden (vgl. HR 8 december 1989, NJ 1990, 452 en Asser-Maeijer 2-III, nr. 317).

VvE Structuur is echter van mening dat zowel de Hoge Raad als de Kantonrechter als Asser-Van der Grinten-Maeijer 2-II et cetera, zich hebben gebaseerd op het verenigingsrecht (boek 2 BW). Het verenigingsrecht is echter op een Vereniging van Eigenaren niet volledig van toepassing.
Op een Vereniging van Eigenaren is het appartementsrecht van toepassing!

Onder meer de artikelen 26 tot en met 40 van boek 2 BW, waarin onder andere het bestuur van een vereniging wordt benoemd, is op een VvE niet van toepassing!

Het appartementsrecht schrijft, in de diverse modelreglementen, voor dat de bestuurders van een VvE worden benoemd en ontslagen door de Vergadering van Eigenaren.
Dat is ook niet meer dan logisch. Een bestuurder van een VvE is verantwoordelijk en aansprakelijk voor zijn handelen tot het moment dat hij door de Vergadering wordt ontslagen en hem decharge is verleend. In veel gevallen is een bestuurslid ook nog eens benoemd tot voorzitter van de vergadering met de daarbij behorende verantwoordelijk- en aansprakelijkheden met betrekking tot het reservefonds.
Door zelf "op te stappen, of zijn functie neer te leggen", onder (oneigenlijke) verwijzing naar het verenigingsrecht, ontloopt een bestuurder van een VvE zijn verantwoordelijk- en aansprakelijkheden.
Gedaagde in deze procesgang heeft zich echter bij de situatie neergelegd en heeft geen hoger beroep ingesteld.
"Jammer, want op deze manier worden de problemen, misstanden en misverstanden binnen het appartementsrecht alleen maar groter en groter."

De vergadering van de Verenigingen van Eigenaren dient hun bestuurder en voorzitter van vergadering te dwingen aan te blijven (en hun wettelijke verantwoordelijk- en aansprakelijkheden) te nemen tot het moment dat de Vergadering (de leden van de VvE in vergadering bijeen) adequate opvolging heeft gevonden, waarna ontslag kan worden verleend.
Het zijn juist de enige twee VvE organen (het bestuur en de voorzitter vergadering) die een vergadering
mogen en kunnen uitschrijven. Zelfs indien een aantal eigenaars een vergadering wenst uit te schrijven moet dat schriftelijk aan het bestuur verzoeken. Maar als het bestuur is opgestapt, inclusief de voorzitter vergadering, dan zijn er geen organen beschikbaar om nog wettelijk een vergadering uit te schrijven.
Natuurlijk loopt een VvE een groot gevaar als een gefrustreerde zelfbestuurder het bijltje er bij neergooit. Gelet echter op de verantwoordelijk- en aansprakelijkheden en het gestelde in art. 2:8 BW dient een dergelijke bestuurder
onmiddellijk zijn verantwoordelijkheden te nemen en de Vergadering bijeen te roepen (vergadering uitschrijven) om ontslag te vragen teneinde de Vergadering in de gelegenheid te stellen maatregelen te nemen.
Bij een professionele bestuurder of beheerder heeft de VvE immers toch ook een opzegtermijn?

In bovenbedoelde uitspraak vond de kantonrechter het zelfs goed dat de beheerder een vergadering uitschreef. Deze beheerder is nimmer door de Vergadering als bestuurder benoemd. Daarmee is die betreffende beheerder de boekhouder en niets meer of minder van die VvE. Het geeft hem, zonder opdracht van het orgaan bestuurder of het orgaan voorzitter vergadering, absoluut geen recht op de vergadering bijeen te roepen.
In onze ogen zijn daarmee de in die vergadering genomen besluiten allen direct
nietig.

Sedert de bovenbedoelde uitspsraak van de kantonrechter te Arnhem wordt VvE Structuur onrustbarend veel benaderd door verontruste leden van de VvE omdat zelfbestuurders, "omdat ze hun zin niet krijgen", opstappen of hun functie neerleggen.

Een besluit van de Vergadering om een bestuurder (of voorzitter vergadering) te ontslaan kan door de rechter nimmer ongedaan worden gemaakt.
De VvE is immers een rechtspersoon en dient daarom 'zijn eigen boontjes te doppen'!
VvE'en die hun (zelf)bestuur(der) willen ontslaan dienen zich daarom te realiseren dat dit dient te geschieden volgens strikte juridische richtlijnen. Als de VvE zich daar niet aan houdt dan kan dat heel vervelende consequenties hebben.
Het benoemen van een ander (nieuw) bestuur betekent niet automatisch dat het vorige daarmee juridisch uit hun functie is ontheven.

Het bestuur beheert de middelen van de VvE.
 

 

Het bestuur beheert, conform art. 131 lid 3, boek 5 BW, de middelen van de vereniging, waaronder begrepen de gelden gereserveerd voor het periodiek onderhoud en de noodzakelijke vernieuwingen (de begroting en reserve).
Alleen al daarom is het juridisch onmogelijk, als bestuurder van een VvE, 'op te stappen' of die functie neer te leggen.
Men is door de Vergadering (voor onbepaalde tijd) benoemd. En men moet door datzelfde orgaan ook weer worden ontslagen om van die verantwoordelijk- en aansprakelijkheden 'verlost' te worden. De vergadering kan, ingeval van zelfbestuur, regels vaststellen met betrekking tot het beheer van de middelen van de vereniging.
De Vergadering kan besluiten de administratie op te dragen aan een door de
Vergadering aan te wijzen administratief beheerder.
De Vergadering kan zelfs besluiten om een administratief beheerder in het zelfbestuur te benoemen. In dat geval wordt de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor het beheer van de middelen van de vereniging gedragen door het gezamenlijke bestuur. Aan te raden is die situatie echter niet.
De Vergadering van middelgrote en grote VvE'en doet er verstandig aan om het (zelf)bestuur en het beheren van de penningen, gescheiden te laten geschieden.
Wordt de administratief beheerder niet in het bestuur opgenomen dan vervult de administratief beheerder slechts de rol van boekhouder. In dat geval ontheft het opdragen van de administratie aan een derde een bestuur niet van de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Slechts de administratie (de boekhouding) wordt uit handen gegeven.
Dit impliceert dat het
voltallige bestuur van een VvE verantwoordelijk en aansprakelijk is en blijft voor het afleggen van rekening en verantwoording.

Samenvattend:
Met bestuurder/administrateur wordt veelal bedoeld de professionele bestuurder van een VvE die ook gelijktijdig het administratief beheer, dus de gehele boekhouding, voert. Een dergelijke bestuurder mag niet gelijktijdig voorzitter van de vergadering van eigenaren zijn.
Doet binnen een VvE 1 persoon het bestuur in eigen beheer dan spreken we over de (zelf)bestuurder. In dat geval mag deze (zelf)bestuurder nimmer ook de Vergadering voorzitten.
Een andere mogelijkheid is dat de VvE heeft besloten zowel het bestuur als het administratief beheer in eigen hand te houden. In dat geval wordt het financieel beheer gedaan door een bestuurslid: de administrateur.
Omdat in de appartementsrecht wetgeving de functie van bestuurslid tevens voorzitter van de vergadering kan conflicteren gaat onze voorkeur, bij zelfbestuur, altijd uit naar het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering zonder bestuursbinding. Daarnaast kan een bestuurslid, als voorzitter van de vergadering, dominant de Vergadering "sturen en manipuleren".
Wij ontvangen daar regelmatig klachten over!

Vaste voorzitter vergadering (zonder bestuursbinding)
Met het benoemen van een vaste voorzitter van de vergadering
zonder bestuursbinding bereikt de VvE direct de in de modelreglementen bedoelde scheiding tussen het reservefonds en de overige lopende zaken. Als een voorzitter bestuur tevens voorzitter vergadering is, dan is het beheer van het reservefonds en het beheer van de lopende zaken nog steeds in één hand.
De gelden van het reservefonds worden krachtens een besluit van de vergadering gedeponeerd op een afzonderlijke bankrekening ten name van de vereniging.
Gelijktijdig met dat besluit kan de vergadering één van de eigenaars aanwijzen die dan samen met de voorzitter vergadering en na bekomen machtiging van de vergadering over de gelden van het reservefonds kan beschikken.
Het lijkt een wat overdreven regeling maar (zelfs in 2008) is een VvE 120.000, = euro door een
administrateur 'lichter' gemaakt.
De aanwezigheid in de VvE van een vaste voorzitter van de vergadering heeft tevens als voordeel dat de VvE niet onbestuurbaar wordt als een bestuur toch plotsklaps wegvalt. De bestuurstaken worden dan onmiddellijk overgenomen door de vaste voorzitter vergadering.
Als een bestuur wegvalt terwijl en bestuurslid tevens voorzitter vergadering is/was, dan is op dat moment de VvE volledig stuurloos.
 

 

 

Bevoegdheden van bestuurder(s)
Enerzijds ontlenen, zoals gezegd, bestuurders de bevoegdheden aan de wet, de Akte van Splitsing, het in de Akte van toepassing verklaarde Modelreglement, eventueel het Huishoudelijk reglement, de besluiten van de VvE de daaraan gekoppelde begroting van de VvE.
Anderzijds heeft een bestuur ook zelfstandige bevoegdheden. Zo mogen zij op grond van het Modelreglement, in spoedeisende gevallen, opdracht geven voor het uitvoeren van reparaties tot een bedrag zoals vastgelegd in een Huishoudelijk reglement.
Als blijkt dat de opdracht
duurder uitvalt dan heeft het bestuur toestemming nodig van de Vergadering vóórdat de opdracht gegund wordt.

Zoals gesteld vertegenwoordigt het bestuur de VvE. Overeenkomsten die zij afsluiten, sluiten zij dus af namens de VvE. Schulden en kosten die gemeenschappelijk zijn, kunnen door een contractpartij in zijn geheel op de VvE worden verhaald.
Er kan beslag worden gelegd op de aanwezige
reserves (het "gevulde" reservefonds) binnen de VvE. En als dat niet gevuld is, kunnen de individuele eigenaren worden aangesproken voor de gemeenschappelijke schulden.

Aansprakelijkheid bestuurder(s)
Als het bestuur handelt binnen haar bevoegdheden dan is de VvE aansprakelijk te stellen door een contractpartij zodra de VvE haar verplichtingen niet nakomt. Het is daarom van belang dat het bestuur in een bepaalde mate vrij kan handelen. De beperkingen blijken uit de splitsingsakte, de besluitenlijst van de Vergadering, of uit het huishoudelijk reglement.

Gaat, ondanks de beperkingen, het bestuur toch haar boekje te buiten dan kan het bestuur door de Vergadering uit hun functie worden ontheven.
Een besluit van de Vergadering om het bestuur of de beheerder te ontslaan kan door de rechter
nimmer ongedaan worden gemaakt.

Tegen een bestuur dat zich beroept op onwetendheid dient hard te worden opgetreden:
"Niet weten(?)" ontslaat een bestuur niet van haar verantwoordelijkheid! Men is met eigen goedvinden tot bestuurder gekozen (en benoemd) en draagt vanaf dát moment ook de verantwoordelijk- en aansprakelijkheden als bestuurder van een Vereniging van Eigenaren.
Overeenkomsten die het bestuur ondertekent of verleende opdrachten, worden gezien als overeenkomsten met, en in opdracht van, de VvE.

Advies
Besluit uw VvE tot zelfbestuur dan is een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering beslist aan te raden.
Besluit uw VvE het bestuur over te laten aan een professional dan dient de vergadering zorgvuldig te controleren of deze bestuurder een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering heeft afgesloten. Het kan geen kwaad om jaarlijks de kascontrolecommissie te laten controleren of deze verzekering nog intact is.

 

 

Taken van het bestuur:

§ het afsluiten van verzekeringen;

§ het samenstellen van een (ontwerp)begroting;

§ het daarmee vaststellen van de periodieke bijdragen;

§ het incasseren van deze periodieke bijdragen;

§ het beheren van de financiën;

§ het samenstellen van de financiële stukken;

§ het opstellen van een meerjarenplanonderhoud;

§ het uitschrijven van de vergaderingen;

§ het notuleren van de vergaderingen;

§ het uitvoeren van de besluiten welke door de Vergadering zijn genomen;

§ het beoordelen van offertes;

§ het opdracht geven en begeleiden van onderhoudswerkzaamheden;

§ het betalen van rekeningen;

§ het toezicht houden op de naleving van het Appartementsrecht, de Akte van splitsing, Modelreglement en, indien aanwezig, het Huishoudelijk reglement.  

Voor een goede vervulling van de taken dient een bestuur over gedegen kennis te beschikken op het gebied van boekhouding, administratie, bouwkunde, appartementsrecht, bestuursrecht en verzekeringen.

Verzekering
Het afsluiten van verzekeringen is een bestuurstaak (zie mr 1992 art. 8).
Hierbij valt in eerste instantie te denken aan de opstalverzekering (bijvoorkeur inclusief een glasverzekering) tegen water-, storm-, brand-, en ontploffingsschade.
Voorts is de Vergadering bevoegd te besluiten tot het aangaan van verzekeringen tegen andere gevaren of tegen wettelijke aansprakelijkheid van een bestuurder
Verzekeringsovereenkomsten worden door het bestuur afgesloten ten name van de vereniging en de gezamenlijke eigenaars.

Sedert een aantal jaren stijgen de bouwkosten harder dan de inflatie. Hierdoor gebeurt het regelmatig dat VvE'en onderverzekerd zijn, met als gevolg dat bij brandschade niet alle schade vergoed wordt.
Periodiek zal het bestuur daarom, in overleg met de verzekeraar, controleren of het bedrag van de opstalverzekering nog in overeenstemming is met de herbouwkosten.
Laat het bestuur dit na dan kan de Vergadering, in voorkomend geval, het bestuur aansprakelijk stellen.
Veelal is in de opstalverzekering, de aanvullende opstal (denk aan nieuwe keuken, badkamer parket), niet inbegrepen.
Eigenaren doen er daarom verstandig aan het
eigenaarsbelang zelf (bij hun eigen verzekeraar) te verzekeren.

Verhouding eigenaren ten opzichte van het bestuur
 

 

Een bestuur is in hun bevoegdheden tot het verrichten van rechtshandelingen behoorlijk beperkt, aangezien het Appartementsrecht strenge voorwaarden stelt waaraan moet worden voldaan bij hun handelen.
De hoofdtaak van het bestuur is die van
uitvoerder van de door de VvE tijdens de Vergadering genomen besluiten.
Gaat desondanks het bestuur toch haar boekje te buiten dan pleegt zij een onrechtmatige daad ten opzichte van de VvE en kan de Vergadering het bestuur, financieel aansprakelijk stellen, zonodig tot in het privévermogen.
Bij overschrijding van de bevoegdheid door het bestuur terwijl de derde partij op de hoogte was van deze overschrijding, dan is noch het bestuur noch de VvE aansprakelijk. De derde partij is dan te kwader trouw.

Decharge
Om te voorkomen dat een bestuur tot in lengte van jaren aansprakelijk blijft voor het gevoerde financiële beleid, moet de Vergadering 'decharge' verlenen. Dat wil zeggen dat zodra de Vergadering akkoord is, zonodig na een controle door een kascontrolecommissie, met de jaarstukken (balans, exploitatieoverzicht etc.) de verantwoordelijkheid over het afgelopen boekjaar bij het bestuur wordt weggehaald en bij de vergadering van eigenaren komt te liggen.
Decharge verlenen is heel gebruikelijk en raadzaam omdat de functie van (zelf)bestuurder anders niet meer aantrekkelijk is.
Goedkeuring jaarrekeningen en decharge verlenen moeten twee aparte agendapunten zijn.